SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE
Conformément à la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui dénoncent les infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption (la "loi 2/2023"), les sociétés MASIAS INVEST, S.L., MASIAS MAQUINARIA, S.L., FLUVITEX, S.L. et TEXTIL BLANCA 1941, S.L.U.(ci-après, conjointement, "MASIAS" ou les "sociétés") déclarent disposer d'un Système d'Information Interne, la société MASIAS INVEST, S.L. étant responsable du traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions de la législation en vigueur dans ce domaine.
Afin de renforcer la culture de l'information et les infrastructures d'intégrité de MASIAS, et de promouvoir la culture de la communication en tant que mécanisme de prévention des actions ou des omissions susceptibles de constituer des infractions aux réglementations communautaires, pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions en matière de santé et de sécurité au travail, MASIAS dispose d'une personne chargée de la conformité pénale (RCP) qui est également responsable du système d'information interne (RSIIF) (ci-après, la personne "RCP/RSIIF"). À cette fin, MASIAS a nommé la personne qui occupe le poste de responsable de la qualité, de la sécurité et de l'environnement.
Les informations relatives aux domaines mentionnés au paragraphe précédent peuvent être communiquées au PCR/SIIF par l'un des moyens suivants :
- A l'adresse électronique : compliance@masias.com
- A l'adresse postale : Major de Santa Magdalena, 1, Sant Joan les Fonts (17857) (à l'attention de la personne RCP/RSIIF).
- Par téléphone : appelez 972293150 et demandez la personne RCP/RSIIF.
- Demande d'une réunion en face à face avec la personne du PCR/RSIIF via l'adresse électronique mentionnée ci-dessus, qui doit avoir lieu dans un délai de sept jours.
Les informations communiquées oralement sont documentées de l'une des manières suivantes, sous réserve du consentement de l'informateur :
- a) par un enregistrement de la conversation dans un format sûr, durable et accessible.
(*) L'informateur sera averti que la communication sera enregistrée et sera informé du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (GDPR ou General Data Protection Regulation).
- b) par le biais d'une transcription complète et précise de la conversation effectuée par la personne du PCR/de la RSIIF.
(*) Sans préjudice des droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, la personne concernée a la possibilité de vérifier, de rectifier et d'accepter la transcription de la conversation en y apposant sa signature.
Le système d'information interne de MASIAS est conforme aux exigences de l'article 5.2 de la loi 2/2023, à savoir
a) Permet aux personnes auxquelles s'applique la loi 2/2023 de communiquer, par divers moyens, des informations sur les infractions prévues à l'article 2 de la loi.
b) - Elle est gérée de manière sécurisée, en garantissant le traitement efficace des communications au sein des entreprises, ainsi que la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et des actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement de la communication, ainsi que la protection des données, en empêchant l'accès par du personnel non autorisé.
c) Elle dispose d'un protocole pour l'utilisation du canal éthique et les actions du responsable de la conformité pénale et du système d'information interne, qui établit des garanties pour la protection des informateurs, essentiellement :
- Preuve de réception dans les sept jours calendaires suivant la réception de l'information.
- Délai ordinaire maximum de trois mois pour répondre à la procédure d'enquête, aux termes de l'article 9 de la loi 2/2023, en remplissant et en conservant avec diligence un registre d'information.
- Possibilité de maintenir la communication avec l'informateur.
- Établissement du droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et d'être entendue.
- Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des voies hiérarchiques non établies ou au personnel non responsable de son traitement, ainsi que l'obligation pour la personne qui la reçoit de la transmettre immédiatement à la personne du PCR/RSII.
- Respect de la présomption d'innocence et de l'honneur des personnes concernées.
- Respect des dispositions relatives à la protection des données (titre VI de la loi 2/2023).
- Engagement à transmettre immédiatement l'information au ministère public, lorsque les faits peuvent être révélateurs d'un délit.
II - TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
MASIAS INVEST, S.L. traitera, en tant que responsable du traitement, les données personnelles incluses dans les communications reçues et visées par la loi 2/2023, afin de pouvoir les gérer et engager, le cas échéant, la procédure d'enquête correspondante et adopter les mesures correctives qui pourraient s'avérer nécessaires.
La base juridique du traitement est le respect des obligations imposées par la loi 2/2023. Si la communication contient des données de nature particulière, celles-ci ne seront traitées que lorsqu'elles seront strictement nécessaires à l'adoption de mesures correctives et/ou à l'ouverture de la procédure d'enquête correspondante et/ou au déroulement de la procédure de sanction ou de la procédure pénale éventuellement applicable, conformément à la législation en vigueur, et dans ces cas, la base juridique sera l'intérêt public essentiel. Le traitement des données personnelles est indispensable lorsque, sans lui, les objectifs et les obligations prévus par la loi 2/2023 ne peuvent être respectés.
Les données personnelles pourront être traitées par le personnel de MASIAS INVEST, S.L., MASIAS MAQUINARIA, S.L., FLUVITEX, S.L. et TEXTIL BLANCA 1941, S.L.U. autorisé à le faire uniquement lorsque cela est nécessaire pour la recherche d'infractions au règlement interne des sociétés susmentionnées, d'infractions au droit de l'Union européenne, d'infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que d'infractions en matière de santé et de sécurité au travail, pour l'adoption de mesures correctives ou pour le traitement de la procédure de sanction ou de la procédure pénale qui, le cas échéant, peut s'avérer nécessaire. De même, les données personnelles peuvent être communiquées à des tiers en cas d'obligation légale, et peuvent être communiquées à l'autorité judiciaire, au ministère public ou à l'autorité administrative compétente dans le cadre de l'enquête susmentionnée.
Les données à caractère personnel sont conservées pendant la durée nécessaire pour décider s'il y a lieu d'ouvrir une enquête sur les faits signalés. S'il convient d'adopter des mesures correctives, les données seront conservées pendant la durée d'application de ces mesures. En revanche, s'il est nécessaire d'engager une procédure disciplinaire ou pénale, les données sont conservées pendant la durée de la procédure disciplinaire ou pénale.
En tout état de cause, si la décision sur l'opportunité d'ouvrir une enquête sur les faits signalés n'est pas prise dans les trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, à l'exception des données qu'il est strictement nécessaire de conserver bloquées afin de maintenir la preuve du fonctionnement du système d'information interne des entreprises, conformément à la loi 2/2023.
Les données personnelles révélant des comportements qui n'entrent pas dans le champ d'application de la loi 2/2023 seront également supprimées, de même que les données personnelles qui ne sont pas considérées comme véridiques, sauf si cette contrevérité peut constituer un délit pénal, auquel cas les informations seront conservées le temps nécessaire à la durée de la procédure judiciaire.
Enfin, il convient de noter qu'à tout moment, la personne communicante peut demander au responsable du traitement l'accès à ses données personnelles, leur rectification ou leur suppression, ou la limitation de leur traitement, ou s'y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données, en envoyant une lettre à l'adresse postale Major Santa Magdalena 1, 17857, Sant Joan Les Fonts, ou à l'adresse de courrier électronique compliance@masias.com. En cas de désaccord avec le traitement de vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données, l'organisme qui est l'autorité de contrôle en la matière, situé à C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III - ABSENCE DE REPRÉSAILLES
Les entreprises qui composent MASIAS s'engagent expressément à ne pas réaliser d'actes constituant des représailles, y compris des menaces ou des tentatives de représailles, à l'encontre des personnes qui soumettent une communication conformément aux dispositions de la loi 2/2023, et à mettre en œuvre des mesures de protection pendant le traitement d'un dossier, à l'égard des personnes affectées par une éventuelle communication.
IV - EXEMPTION ET ATTÉNUATION DES SANCTIONS
Conformément aux dispositions de la loi 2/2023, lorsqu'une personne ayant participé à la commission de l'infraction administrative faisant l'objet de l'information est celle qui en signale l'existence en soumettant l'information, et à condition que l'information ait été soumise avant la notification de l'ouverture de la procédure d'enquête ou de sanction, l'organe administratif compétent pour résoudre la procédure, par le biais d'une décision motivée, peut l'exempter du respect de la sanction administrative correspondante, à condition que les points mentionnés à l'article 40 de la loi 2/2023 soient accrédités.
(*) Le canal d'éthique permet des soumissions anonymes.
(**) Bien que l'utilisation du canal interne soit privilégiée dans la mesure du possible, en fonction des circonstances et de la gravité de l'information, les communications peuvent également être envoyées, le cas échéant, à l'Autorité indépendante de protection des dénonciateurs (dans la Communauté autonome de Catalogne, à l'Office de lutte antifraude de Catalogne), ou aux autorités ou organes régionaux correspondants, au ministère public, au ministère public européen ou à l'autorité compétente, selon le cas.